Меню Закрыть

Что такое метод GTD и как это работает? Алгоритм

Метод GTD: что это такое и как он работает?

Метод GTD был разработан экспертом и консультантом в вопросах управления временем и продуктивности Дэвидом Алленом.

Что это такое?

Если мы что-то планируем сделать и, в итоге не осуществляем этого, со временем, наше сознание начинает «бить тревогу», так как незаконченные процессы — отнимают много сил и энергии. Соответственно, наша результативность при решении новых задач будет минимальной, так как голова забита нерешенными, старыми...

GTD Getting Things Done, переводится как - доведение дел до конца, привидение дел в порядок.

Метод GTD — это системный алгоритм, позволяющий распределять и повышать производительность использования своего времени. И как следствие, увеличивать продуктивность при осуществлении своей работы и своих идей.

Зачем это нужно? Затем, что используя метод GTD — легче координировать свои дела. Вся информация сосредоточена в одном месте, что беспрепятственно позволяет переходить от одного к другому.

В чем преимущество GTD? Преимущество в том, что в методе GTD фиксируется абсолютно вся информация, все, что приходит на ум. Это позволяет освободить пространство вашего сознания и задействовать энергетические ресурсы мозга по максимуму.

GTD подходит людям любых профессий, любого возраста и социального положения.

Дэвид Аллен - как привести дела в порядок (Getting Things Done)?

Как работает метод? Алгоритм

Итак, как работает метод GTD? Важный вывод, который сделал и изложил Дэвид Аллен в результате своих долгих исследований, заключается в следующем:

  • Наши дела не дают нам нужный эффект и удовлетворенность потому, что наш подход к делам — неверный.
  • Наши действия дают нам нужный эффект тогда, когда у нас есть настроение и мотивация.
  • Таким образом, чтобы иметь высокую производительность, мы должны планировать свои дела так, чтобы наш мозг в естественной форме был готов к работе.

Основываясь на этом, Дэвид Аллен разработал метод GTD, воспользовавшись которым, можно в разы повысить свою продуктивность.

Метод GTD работает по алгоритму, который содержит 5 главных пунктов.

1. Сбор информации

Вы должны сосредотачивать всю информацию о том, что хотите сделать, в одном месте. Это может быть блокнот и ручка, звукозаписывающее устройство, приложение на вашем телефоне и др. Важно, чтобы все это записывалось и хранилось в одном месте. Например, для меня удобнее записывать все в блокнот, кому-то, по душе мобильные приложения (Trello, Wunderlist, Evernote...). Имеется ввиду не только ваша работа, записывайте абсолютно все, все что хотите сделать:

  • Куда-то позвонить;
  • Посмотреть фильм;
  • Просмотреть свой почтовый ящик;
  • Закончить бизнес-план;
  • Подумать над каким-либо проектом... В общем, записывайте все, что приходит вам в голову.

Почему так важно — все записывать? Память — это первая причина, вызывающая проблемы с нашей продуктивностью. Есть память долговременная и кратковременная. Задача, которую человек хочет выполнить в ближайшее время, фиксируется в кратковременной памяти.

Кратковременная память человека работает как оперативная память компьютера. Когда появляется новая информация, старая сжимается и постепенно вытесняется (забывается). И когда вы вспоминаете о том что, что-то не сделали, испытываете стресс, нервозность, беспокойство и теряете веру в себя.

Большая трата энергии, которая ведет к снижению работоспособности мозга, настроения и мотивации. Это вторая причина, тормозящая продуктивность человека. Человеческий мозг практически не отличает воображаемое от реального.

Таким образом, когда вы прокручиваете (воображаете) в голове то, как выполняете какую-то задачу, ваш мозг будет воспринимать, что вы реально это делаете. То есть энергия, которую вы тратите на прокручивание в голове = энергии, которую вы потратили, если бы сделали дело.

Теперь представьте, что вы запоминаете какие-то дела и прокручиваете их в своей голове по раз 5 — 10. В результате получается, что вы выполняете одну и ту же задачу несколько раз. Запасы ментальной энергии истощаются, активность мозга снижается... Визуализация, вещь хорошая, но она рассчитана на воображение конечной цели и практикуется в определенных условиях, смотрите подробнее в: Что такое визуализация желаний? Алгоритм для правильной визуализации.

Именно по этому, в методе GTD сбор и конспектирование информации стоит на первом месте. Именно по этому, свой волшебный блокнот со своим интеллектуальным потенциалом необходимо держать при себе, везде и всегда.

2. Расклад заданных дел

По поставленной задаче задаем вопросы:

  1. Насколько важна эта задача?
  2. Сколько времени займет выполнение этой задачи?
  3. Должны ли вы выполнить ее в определенный срок или можно сделать когда угодно?

Кроме этого, метод GTD предусматривает в пункте №2 определение четких шагов для выполнения конкретного дела. Например, в вашем списке пометка: создать бизнес-план для нового проекта. Тогда, чтобы закончить это дело, вы должны разбить его на более мелкие, связанные между собой подзадачи.

Если задача состоит в том, чтобы создать бизнес-план, тогда, это дело часто представляет собой большой объем работы. И каждый раз, когда вы смотрите на эту пометку в своем списке, вам хочется отложить это снова и снова. Проблема в том, что ваш мозг воспринимает эту задачу без конкретики. По этой причине нужно разделить эту задачу на несколько, более мелких:

  1. Найти примеры бизнес-плана в интернете.
  2. Посмотреть на содержание, ознакомится и понять суть.
  3. Создать похожий образец для своего проекта.
  4. Сделать наброски.
  5. Что-то менять, улучшать и т. д.

Почему так легче? Потому что, наш мозг любит планировать и делить большие задачи на более мелкие. Причем, это происходит постоянно. Допустим, вы хотите сходить в ресторан. Ваш мозг начинает поэтапно думать (планировать):

  • Какую кухню вы хотите;
  • Каких знакомых позвать;
  • В какое время лучше идти;
  • Какая погода будет и что лучше одеть...

Таким образом, мозг разделяет эту задачу на подзадачи и без особой нагрузки, поэтапно все решает. А в более сложных и менее приятных делах, мозгу необходима ваша помощь.

3. Систематизирование дел

Третий пункт метода GTD заключается в том, чтобы систематизировать дела:

  • По степени важности;
  • Срочности;
  • И по количеству предпринимаемых шагов.

Для этого необходимо создать несколько категорий и подкатегорий, после чего, распределить дела по ним.

— Первая категория — это неважные и несрочные дела. Это дела, которые незначительно будут влиять на ваши основные цели и качество жизни.

В первой категории создайте подкатегории. 1 подкатегория — может я это сделаю; 2 подкатегория — это желательно сделать;

Пример 1. Через месяц у вас встреча с бывшим приятелем по работе. Вы хотите с ним встретиться, но вы не знаете, что может случится в течении этого периода времени, где вы будите и т. д. Эту задачу смело можно добавлять в подкатегорию №1. Поставить напоминание в гугл календарь за неделю и потом решать этот вопрос.

Пример 2. У вас возникло желание — научиться медитировать. По сути, это для души. И это можно сделать тогда, когда будет время. Эту задачу можно добавить в подкатегорию №2, т. е. — желательно сделать.

— Вторая категория — это важные дела. Оцениваем примерное время, которое уйдет на это дело. Если оно занимает меньше 3 минут (прочитать небольшую статью, ответить на электронное письмо...), то его нужно сделать сразу, до того, как начнете куда-то его записывать.

После этого, категорию №2 разделите на подкатегории. К примеру, 1 — проект, 2 — личное; 3 — бизнес... Распределите свои затеи по категориям и если есть вопросы, которые нужно решить в определенное время, тогда рядом укажите именно это время.

4. Просмотр и обновление

В системе GTD, пункт №4 также очень важен. 1-2 раза в неделю просматривайте свой список. Это делается для того, чтобы добавить новое, удалить сделанное, либо удалить дела, утратившие свою актуальность.

Многие, используя систему GTD, игнорируют этот пункт. А это, один из важнейших этапов. Потому что, основа продуктивности — это аккуратность и осознанность. Если ваш список будет в ужасном виде, у вас не будет желания к нему возвращаться и вы забросите свое начинание.

5. Выполняйте

Выполняйте свои дела по мере их срочности, важности, вашего настроения и мотивации. Для того, чтобы внедрить метод GTD в свою жизнь, необходима практика и дисциплина.

Это того стоит, потому что, пользуясь инструментарием GTD, вы будите успевать, развиваться и чувствовать себя полноценными!

2 Comments

  1. Владимир

    Да, это работает. Основной инструментарий GTD — еженедельный обзор и классификация задач в зависимости от контекста, времени и энергии, необходимых для их выполнения.

  2. Наталья

    Перед тем, как начать день, я выбираю от 3-х до 5-ти наиболее важных задач. Как правило, они связаны с самыми серьезными проектами и неотложными вопросами. Я делаю это вечером предыдущего дня, но вы свободно можете посвятить этому время утром, перед выходом из дома.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *